Las agencias de comunicación, son a menudo parte olvidada en el proceso de comunicación corporativa, más centrado en la relevancia de la propia marca y el establecimiento de los mensajes clave. Aun así, el trabajo de agencia es realmente importante para garantizar que los proyectos, iniciativas u otro tipo de informaciones sean divulgadas de forma eficaz a los medios de comunicación y que la cobertura mediática obtenida sea la máxima posible.
La tarea de difusiónde una nota de prensa no es tarea fácil y menos hoy en día donde la competencia es feroz y hay un gran número de medios de comunicación a los que acudir, principalmente en el entorno digital. A la hora de ponerse manos a la obra en la divulgación de una nota de prensa, es indispensable disponer de ciertas herramientas y estructuras para llevar a cabo el trabajo de la mejor forma posible; siempre teniendo en cuenta que el contenido de la nota de prensa es esencial y que nadie dispone de la clave del éxito.
- Las redacciones son un hervidero constante de noticias y de trabajo, y debemos de ser conscientes de ello a la hora de enviar una nota de prensa. En multitud de ocasiones, los periodistas no miran los correos que reciben; debido a que el asunto no es claro. Es importante ser claro en el asuntoutilizando NP como acrónimo de nota de prensa para que el profesional identifique que ese correo contiene información que puede ser de su interés. Además, en el cuerpo del emaildebe ir la nota de prensa o al menos un resumen; ya que, los periodistas no tienen tiempo de abrir los documentos adjuntos y leerlos; y necesitan leer de soslayo de que trata el tema para valorar si les interesa. De igual modo, los documentos adjuntos deben ser archivos modificables, nunca archivos PDF para que el profesional de la comunicación pueda elaborar su información a partir de la que le enviamos y no perder ni un minuto en la elaboración del contenido.
- Vivimos en la era de lo visual, es por ello que es muy importante incluir una imagen que ilustre la información de la que estamos hablando en nuestra nota de prensa para facilitar que el periodista, en caso de que lo publique, disponga de material gráfico.
- Base de datos. Uno de los puntos clave en una agencia de comunicación es su base de datos, algo que no es nada fácil de obtener, que lleva tiempo y que se complica con la ley de protección de datos. Tener una gran base de datos con el contacto de todos los medios de comunicación divididos por secciones, temáticas o regionesmarca claramente la diferencia. Saber a dónde dirigir tu contenido y a qué profesional permite mayor probabilidad de éxito a la hora de divulgar el contenido. La metodología de uso de bases de datos en Excel es un método poco intuitivo y que puede conllevar a errores o pérdidas de datos, es importante incorporarherramientas clouddonde se puedan guardar todos los datos; como soluciones CRMde gestión de datos donde los ejecutivos de cuentas puedan buscar de forma accesible cualquier contacto guardado y que se pueda actualizar de forma constante implementando, borrando o modificando contactos.
- Herramienta de envío. Las notas de prensa se envían a través de correo electrónico, pero cuando tienes una base de datos es inviable o complicado hacer envíos masivos a través de una cuenta de correo, que implica además la pérdida de tiempo para el ejecutivo. Es importante incorporar herramientas de distribuciónque permitan la inclusión de bases de datos personalizadas, bloqueo de emails, supresión de emails duplicados o envío automático de la información, haciendo que el trabajo sea más rápido y preciso. Además, con este tipo de soluciones podrás obtener un reportede cómo ha sido acogida la información por los profesionales de la comunicación (si han abierto el email o lo han desechado, por ejemplo); abriendo un abanico de datos que permitirán hacer un monitoreo constante y un visionado de la situación de la información enviada.
- Muchas veces la información cae en saco roto porque la información ha llegado a la carpeta de spam, no se ha abierto o directamente se ha borrado. Llegados a este punto, el ejecutivo de cuentas debe entrar en acción; llamando a los periodistas para que tengan presente la información o simplemente asegurarnos de que la han recibido correctamente, especialmente con las agencias de noticias que reciben cantidades ingentes de información cada día. Además, hay que hacer un monitoreo de las publicacionespara ver si se está divulgando como teníamos pensado o hay que potenciar la información.
- Potenciar la información.Con algunas informaciones, el ejecutivo de cuentas puede sugerir realizar acciones comunicativas derivadas de la nota de prensa como entrevistas o artículos de opinión;que sean un valor añadido a la hora de publicar la información, especialmente en los medios generalistas que valoran obtener más datos de los que se pueden leer en una nota de prensa.
Desde Esencial, seguimos todas estas pautas para divulgar las notas de prensa de nuestros clientes de la mejor forma posible, trabajando con todos los medios de comunicación: generalistas, especializados, nacionales o territoriales. Nuestra meta es llevar a nuestros clientes a lo más alto, posicionando y visibilizando proyectos, iniciativas u otras informaciones.
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