Aunque ya hay quien asegura que ha quedado obsoleta, lo cierto es que la rueda de prensa sigue siendo una de las herramientas más utilizadas dentro de la estrategia de Comunicación de las compañías. Sí es verdad que en multitud de ocasiones se utiliza en demasía, lo que disminuye su efectividad, y la reducción de las plantillas en los medios ha provocado que cada vez se seleccionen más los desplazamientos de los periodistas. Pero teniendo en cuenta estos puntos que te proponemos desde Esencial Marketing, tu convocatoria tendrá un éxito seguro:
1.-Selecciona un mensaje excepcional. Es algo obvio, pero las ruedas de prensa convencionales son ineficaces precisamente porque apenas aportan valor añadido al periodista que asiste a ellas. Muchas empresas todavía siguen en la idea de que hay que convocar a los medios, independientemente del mensaje que se quiere transmitir, cuando lo realmente importante es aportarles una información relevante y novedosa que no pueda contarse en una simple nota de prensa. Si realmente no tienes nada excepcional que contar ¡para de leer!… no es el momento de celebrar esa convocatoria.
2.-Convocatoria atrayente. Si has pasado a este segundo punto es porque realmente tienes algo importante que contar. Ahora hay que llamar la atención de los medios, por lo que no solo vale con enviar un ‘Save The Date’ con la fecha, hora y ubicación. Una buena convocatoria, que contenga un mensaje que llame la atención y despierte su curiosidad, es crucial. De ello dependerá que el periodista se pare a leer tu correo y valore asistir a la cita.
Pero muchas veces ni siquiera este punto es eficaz, ya que a la bandeja de entrada de cada profesional llegan decenas de correos diarios con información similar a la tuya. ¿La solución? Enviarla con suficiente antelación (mínimo una semana) y realizar un seguimiento telefónico directo con el periodista para confirmar que asistirá. Un paso más en el que vas a poder contarles cómo será la rueda de prensa y proponerles, incluso, alguna entrevista con el portavoz o portavoces. Si aun así no pueden asistir, pero le interesa el tema, recuerda enviarle el dossier de prensa y unas fotografías del evento al finalizar el acto.
Qué decir tiene que esa convocatoria hay que enviarla a los periodistas que trabajen en medios o secciones relacionados con la temática que se va a abordar. Contar con una base de datos actualizada y una buena relación con ellos es esencial.
3.-El portavoz ideal. Lo primero que va a preguntarse un periodista cuando recibe la convocatoria es qué le va a aportar asistir, qué ventaja respecto al resto. Por eso también es imprescindible elegir al mejor portavoz posible, esa persona que exponga la información de forma clara, que domine el tema y no se guarde nada en el turno de preguntas. En este punto es necesario preparar bien la información, elaborar un argumentario y tener los datos necesarios a mano. También es clave el estar dispuesto a responder a preguntas incómodas. La frase “si no quieres matar el mensaje, elige bien al mensajero” cobra una especial relevancia en este contexto.
4.-Un valor añadido de verdad. Tenemos el mensaje, a los medios y al portavoz ideal. ¿Cómo hacer para que los periodistas se vayan con el mejor sabor de boca y quieran volver a la siguiente convocatoria que celebremos? Hay que buscar un gancho que les haga olvidarse, por un momento, de su rutina diaria: un espectáculo de humor, pilotar una avioneta, utilizar el producto que se presenta de forma original o una visita guiada son algunas de las fórmulas que pueden atraer a los profesionales a nuestra rueda de prensa y les hagan vivir una experiencia inolvidable.
Siguiendo con el valor añadido, también hay que pensar en qué tipo de medios trabajan los periodistas que van a asistir a nuestra rueda de prensa: no es lo mismo el redactor de un periódico que el de una televisión. Por eso hay que ofrecerles también recursos adaptados a su actividad. En el caso de la televisión, por ejemplo, brindarles elementos visuales suficientes para su grabación. Tampoco hay que olvidarse de detalles logísticos tales como la acústica, la iluminación, los espacios que faciliten el poder tomar notas, decoración, etc.
5.-Save The Date. Tanto o más importante que lo indicado hasta ahora es el lugar, el día y la hora de nuestra rueda de prensa. Y es que estos datos influirán, y mucho, en la cobertura de lo que queremos transmitir. Nuestro consejo es que el lugar sea céntrico, accesible (a menos que facilites el transporte de ida y vuelta), que se celebre a media mañana (entre las 09:30 y las 12:00) y se tengan en cuenta los horarios de emisión de radio y televisión.
Y si teniendo en cuenta estos puntos aún necesitas a profesionales que te apoyen con tu comunicación, en Esencial Marketing podemos ayudarte a celebrar una rueda de prensa exitosa, realizar el seguimiento posterior de la información y elaborar un clipping de prensa con todos los impactos conseguidos, para que sepas cuál es la verdadera valoración económica de los resultados obtenidos. Cuéntanos cuáles son tus necesidades y te asesoraremos con la mejor estrategia de comunicación para tu organización.
Posted By Esencial Marketing
